V čem je síla spolupráce? Konica Minolta využívá Microsoft Teams!

Konica Minolta se jako jedna z prvních společností v Japonsku zapojila do reforem řízení a organizace pracovních procesů. V roce 2017 zahájila program tzv. teleworkingu (podpora práce mimo kancelář, z domova či jiných míst s využitím moderních technologických nástrojů). Vedení společnosti se proto rozhodlo pro nasazení platformy pro komunikaci a spolupráci Microsoft Teams.

Společnost Konica Minolta se dlouhodobě soustředí na oblast kompletní modernizace pracovišť a pracovních procesů. To se promítá i do portfolia produktů a služeb například v podobě Workplace Hub – integrovaného IT řešení all-in-one (vše v jednom).

První zaměstnanci vyzkoušeli řešení Microsoft Teams již v lednu 2018. Že jde o jedinečné technologie, se rychle přesvědčili. Byli nadšeni bezproblémovou interakcí formou chatu, videa a dalších nástrojů, včetně sdílení dokumentů a projektů pro spolupráci v týmech. Konica Minolta následně nasadila software napříč celou společností.

Iniciace prvních školení proběhla v regionu Kanto a již o 4 měsíce později rozšířila společnost Konica Minolta počet uživatelů nástrojů Teams na 3000.

Zavedení technologií Microsoft Teams již transformovalo styl práce v mnoha divizích společnosti a významně zlepšilo obchodní procesy. Konica Minolta bude pokračovat v šíření využití chytrých řešení Microsoft pro spolupráci svých týmů ve všech zemích, kde působí.

Čtěte dále, chcete-li znát celý příběh Konica Minolta a Microsoft Teams. Pokud se zajímáte o konkrétní řešení pro svou společnost, neváhejte nás rovnou kontaktovat nebo nám sdělte svou představu na pár kliknutí zde.

Komunikační platforma pro spolupráci kdekoliv

Konica Minolta využívá široké spektrum technologií pro různorodá podnikatelská odvětví, poskytuje svým klientům kompletní IT zázemí,podnikové aplikace, průmyslové optické systémy a řešení pro diagnostiku ve zdravotnictví. Zaměstnává 43 299 lidí po celém světě, působí ve 150 zemích.

Inovace na poli koordinace a zlepšování pracovních procesů jsou pro společnost Konica Minolta samozřejmostí. Hlavní iniciativu v této oblasti zahájilo vedení v roce 2011 sestavením 50 členného týmu, který zjišťoval možnosti zlepšení pracovního prostředí. V roce 2012 společnost reorganizovala administrativní vedení a dále rozvinula technologickou infrastrukturu. V roce 2015 pracovali zaměstnanci firmy v „bezpapírovém“ systému, bylo dosaženo snížení využívání papíru až 88 %. Od roku 2017 zavedla společnost Konica Minolta teleworking a nadále podporuje prostředí pro práci svých zaměstnanců kdekoliv a kdykoliv.

Změny přicházely postupně

Konica Minolta dříve kombinovala platformu pro e-mailovou komunikaci s produkty Microsoft Lync a server Microsoft Sharepoint s Lotus Notes / Domino. Od roku 2014 zavedla společnost Microsoft Office 365 a zaměstnanci začali spolupracovat ve službě SharePoint Online. V roce 2017 je již e-mailová komunikace kompletně převedena na službu Exchange Online a Konica Minolta využívá Yammer, Office 365 Forms a Office 365 Stream (interní video portál). S rokem 2018 začala kompletní spolupráce týmů napříč celou společností Konica Minolta za využití nástrojů Microsoft Teams ve spojení s Microsoft Planner a OneDrive.

„Měli jsme obrovské množství e-mailů a věděli jsme, že potřebujeme rychlejší a snadnější způsob komunikace. Pro přizpůsobení se rychlosti změn v podnikovém prostředí jsme se museli vymanit z neefektivnosti mailové komunikace. Zjistili jsme, že komunikační nástroje Microsoft Teams jsou nezbytné k další podpoře reforem v řízení práce.“ Nobuo Hashimoto, Generální ředitel divize IT plánování

Proč padla volba na Microsoft Teams?

„Abychom mohli rozšiřovat program teleworkingu v dalších letech, věděli jsme, že potřebujeme novou formu komunikace zaměřenou na chatování“ Toshihiro Tanaka, Koordinátor řízení IT projektů

Až do roku 2016 plánovala společnost Konica Minolta využívat Slack. Volba však nakonec padla na Microsoft Teams. Důvodem byly preference operačního systému Windows a nasazení služeb Microsoft Office 365 ProPlus, Exchange Online a SharePoint Online. Rozhodla širší možnost interakce produktů, které se vzájemně doplňují.

To potvrzují další slova Toshiro Tanaky. „Teams nevyužíváme jen jako samostatný produkt. Snadno je propojíme se službami SharePoint Online, OneDrive a OneNote. Jsme ohromeni vysokou škálovatelností, kterou poskytují různá rozšíření, boti a konektory.“

Go Kawakami, která zodpovídá za celkovou infrastrukturu Office 365 napříč celou skupinou Konica Minolta, dodává: „Teams se aplikují na každodenní činnost zaměstnanců jednodušeji než Slack. Představte si správu úkolů pro členy týmu s programem Planner. S pomocí OneNote a Excel aplikacemi reportujete výše postaveným manažerům stav projektů, následně přidáte informace do kalendářů přes SharePoint a zobrazíte je jako nástěnku. S Teams to dokážete bez problémů.“

Přínosy doplňuje i další koordinátor projektu z IT oddělení Konica Minolta Tetsuya Nakamura: „Jakmile jsme nasadili službu Office 365, byli jsme schopni využívat chat bez dalších nákladů, což pro nás bylo také zajímavé. Kromě toho bylo mnoho zaměstnanců na práci s Office 365 zvyklých. Teams tak měly potenciál rozvoje napříč celou společností ve velmi krátkém čase.“

Konica Minolta pořádala workshopy zaměřené na klíčové zaměstnance ve společnosti. V rámci dotazníkového průzkumu uvedlo 80 % respondentů, že jim využívání Teams vyhovuje a 76 % respondentů by Microsoft Teams doporučilo dalším lidem.

Reformy stylu práce pokračují

Konica Minolta úspěšně směřuje ke svým cílům zjednodušení a urychlení pracovních procesů.

„Přestože jsme přistupovali k současným komunikačním reformám ze dvou perspektiv, využití Teams a kulturní posun od e-mailu k chatu, ve skutečnosti jsou to nástroje Microsoft Teams, které neustále mění způsob našich pracovních procesů,“ říká Nakamura. „Jakkoliv využíváme Teams především pro chatování, pracovní komfort se dramaticky zlepšuje spojením s jinými nástroji. Například Divize pro zákaznickou podporu pracuje s Teams nejen pro konverzace a sdílení dokumentů, ale sdílí také týdenní reporty a zprávy v interní aplikaci OneNote.“

Kromě toho lze také vytvořit sdílený kanál Teams pro pozvání lidí mimo naši společnost, což nám usnadňuje spolupráci s obchodními partnery.

Digital Workplace Business

Využití Microsoft Teams se rozšířilo celou řadou různých divizí, nejpozoruhodnějším příkladem je divize Digital Workplace Business.

Divize podporující novou formu pracovního prostředí je nejdůslednější obchodní divizí společnosti Konica Minolta. Členové jejího týmu shromažďují širokou škálu informací uvnitř společnosti i mimo ni. Na základě těchto informací vytváření návrhy pro dokonalé digitální pracoviště. Ve své práci využívají Teams pro diskusi, akumulaci a sdílení zkušeností, znalostí a získaných informací. Aktivně využívají také funkcí typu Wiki pro zlepšení a zrychlení kreativních procesů.

Oblíbenost Teams u Konica Minolta stále roste

„Nemáme stanovený žádný ideální počet uživatelů, náš cíl je rozšířit jejich počet, počínaje těmi, kteří chtějí Teams skutečně  využívat,“ vysvětluje Hashimoto. „Důležité pro nás je dosáhnout změnu prostřednictvím dobrovolného používání, protože právě to vede k individuální tvořivosti. Máme přímé reakce od zámořských společností. Jsou-li nástroje, určitě se rozšíří.“

Celou případovou studii uveřejnila společnost Microsoft na svých stránkách pod názvem Konica Minolta promotes work-style reforms and improved communication with Microsoft Teams.