Nároky GDPR na HR jsou větší, než se zdá. S Workplace Hub je to legrace
Pracovní smlouvy, neschopenky, informace o členství v odborech, referenční listy. V HR existuje velké množství dokumentů, které nese osobní či dokonce citlivé údaje. A na všechny z nich se vztahuje Nařízení GDPR. To přesně definuje, jak je potřeba s nimi nakládat a evidovat přístupy k nim, ať už jsou v elektronické či papírové podobě. Jak to ale zajistit jednoduše a efektivně, abyste tomu nemuseli věnovat zbytečné úsilí a pozornost?
Workplace Hub bezpečně sjednotí veškeré dokumenty HR oddělení
Workplace Hub od společnosti Konica Minolta je komplexní řešení plně splňující veškeré požadavky GDPR. Propojuje v sobě bezpečné šifrované lokální úložiště pro všechny vaše HR dokumenty, včetně systému zálohování, profesionální komplexní ochrany proti kybernetickým útokům Sophos XG Firewall a Sophos Unified Threat Management a výkonného tiskového řešení schopného tisknout, skenovat, kopírovat a evidovat nejrůznější typy dokumentů. Všechny dokumenty, které Workplace Hubem projdou, jsou navíc dostupné i v elektronické podobě na lokálním šifrovaném úložišti. U každého z nich je přitom záznam o tom, který uživatel s ním pracoval.
Workplace Hub vám umožňuje zajistit neustálou důvěrnost, integritu, dostupnost a odolnost systémů a služeb zpracování, obnovit dostupnost osobních údajů a přístup k nim včas i v případě fyzických či technických incidentů. Nabízí i nástroje pro pravidelné testování, posuzování a hodnocení účinnosti zavedených technických a organizačních opatření pro zajištění bezpečnosti zpracování osobních údajů, tedy vše, co vyžaduje článek 32 GDPR.
Úskalí nové legislativy pro HR
Podle GDPR musí být osobní údaje zpracovávány způsobem, který zajistí jejich náležité zabezpečení, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením. Správce údajů přitom musí být schopen dodržení souladu s těmito pravidly doložit, a to samozřejmě i osobních údajů vlastních zaměstnanců.
Navíc, každý správce musí vést detailní záznamy o činnostech zpracování osobních údajů, za něž odpovídá, které musí poskytnout na požádání dozorového úřadu. Musí mít tedy neustálý přehled o tom, kdo, kdy a za jakým účelem se spravovanými osobními údaji pracoval. V situaci, kdy zrovna v případě HR oddělení je vždy část údajů v elektronické formě a část v papírové, to může být mnohdy obtížné. Řada HR oddělení to proto řeší složitými excelovskými tabulkami a v nejedné firmě se na tuto zákonnou povinnost zapomíná.
Co kdyby ale existoval nějaký systém, co obě formy zpracování všech dokumentů v HR propojí. Systém, který ohlídá i údaje těšící se podle GDPR zvláštní ochraně, jako jsou informace o zdravotním stavu zaměstnanců a jejich členství v odborech? Něco, kde vy byste nemuseli ručně evidovat vůbec nic, a zároveň byste si mohli oddechnout od všech starostí a povinností daných GDPR?
S Workplace Hubem si nemusíte dělat starosti
Samotný Workplace Hub nezabere v kanceláři o nic víc prostoru než běžná multifunkční tiskárna. Na rozdíl od ní v sobě však obsahuje celou řadu dalších technických řešení, a to včetně třeba zálohy napájení pro vestavěné šifrované úložiště. Jedná se přitom o řešení na klíč. Při jeho objednání vám Konica Minolta zajistí jeho dovoz, zprovoznění, napojení na počítač i zaškolení zaměstnanců i další související věci. V ceně řešení je samozřejmě zajištěný i veškerý servis, technická údržba i vzdálená technická podpora. Případné technické potíže přijede servisní technik vyřešit přímo k vám do následujícího pracovního dne.
Chcete hodit starosti s HR dokumenty a ochranou osobních údajů za hlavu, a soustředit se už jen na svoji práci? Kontaktujte nás, rádi vám řešení představíme detailně. Další informace k produktu zde.
